浅谈工程项目的采购管理

摘 要：采购管理是工程项目建设的物质基础，是项目执行过程中关键的一步。项目采购管理至少应当注意以下三点：一是要搞清采购工作的基本流程；二是要强化全流程成本意识；三是要选好供应商。  
, A! H& W, d  d- q; P8 R    关键词：项目 采购管理 程序 全流程成本 供应商  

, e; K; }9 j2 \# h0 k) Y" N    引言  
    采购一词是从Procurement翻译而来，意为努力获得或设法搞到。它不同于一般意义上的商品购买，包括以不同的方式从组织外部获得货物、土建工程和服务的整个采办过程[1]803。项目的采购则可以定义从项目组织外部获取产品（包括货物和服务）的整个过程。
% N( E' d9 b: a+ `8 I% y    对于工程项目来说，设备、材料的采购费用大约占项目总投资的50％—60％。同时，采购交货的进度又直接影响项目的进度；采购质量的好坏也制约着项目质量的高低，并将决定项目建成后的连续、稳定和安全运转。由此可见，采购管理是工程项目管理中的重要组成部分，它不但是工程项目建设的物质基础，而且还是执行中的一个关键步骤[1]803。   
" L/ [( H4 m- M5 [* I    项目采购是一项很复杂的工作。项目采购管理时，至少应当做到以下三点：一是要搞清采购工作的基本流程；二是要强化全流程成本意识；三是要选好供应商。  
1 y7 M1 g! e5 u    1、搞清采购的基本流程  
( s: q% o) v/ q    项目采购工作包括从组织建立开始，经采买、催交、检验、直到最后一批产品通过检验为止的全部工作。项目采购管理可以分为三个阶段，即准备阶段、实施阶段和收尾阶段。不同的阶段侧重点不同，准备阶段主要工作有建立组织、需求分析、熟悉市场、确定采购战略和编制采购计划；实施阶段主要工作包括接收请购文件、确定合格供应商、招标或询价、报价评审或评标定标、召开供应商协调会、签定合同、调整采购计划、催交、检验、包装及运输等；收尾阶段工作主要有交接、材料处理、资料归档和采购总结等。具体的工作流程如图1所示。  
0 Q1 _9 i+ z. `0 e
$ ?% i& q) g& ]# O# W4 L# T% Y   
    说明：
% Z+ u) G3 z( M4 z' z+ P0 O    1、多批次采购时，第二次以后的采购一般从“接收请购文件”开始，至“交接”处结束；最后一个批次的产品交接结束后，才能进入到“资料归档”和“材料处理”阶段；   
. h# G, I6 f9 a" y2 _: m4 g    2、“资料归档、材料处理和采购总结”通常在项目临近结束时进行；  
0 A1 {1 }0 U  x- }+ l  y! d    3、采购方式通常从“询价”或“招标”中选择其一。  
    2、强化全流程成本意识  
) |& E7 j, L% {1 m) R    全流程成本意识，即是说，成本的降低关注的不只是某一产品直接成本的下降，而是着眼于项目建设的大局，以项目总体成本的降低为标准。获得了低价的采购物品固然是成本的降低，但获得优质的服务、快速及时的供应、可靠的货源保证、节约的组织成本等也属于成本上的利益[2]177。降低采购成本还要考虑其它“利益相关者”的收益，不能只看采购直接成本的降低，要从项目采购的全过程来探求降低总成本的有效措施。  
    （1）准确预算。采购预算是在采购之前对采购成本的一种估计和预测，是对资金使用的一个整体规划，是项目采购的基准。有了准确的预算，就能随时对资金的使用情况进行检测和控制，确保资金的使用在合理的范围内浮动，有效地控制资金的流向和流量，达到控制采购成本的目的。  
    （2）充分利用环境。充分利用采购环境主要包括两个方面：一是对外部环境的利用。建立健全市场信息机制，全面熟悉市场，深入分析行情，大胆合理预测，为科学决策提供有力参考；二是加强成本控制（内部环境），即通过对构成成本的一切费用进行科学的计算、控制和监督，将各项费用控制在预定的基准以内，并分析产生偏差的原因，采取相应的对策，最大程度的降低采购成本[2]176。  
    （3）增强对全过程和每一个细节的控制。在对设备、材料进行需求分析和项目设计时，就严格控制设备、材料的选型与核算；项目实施阶段，应当以主要精力把好工程的质量关（杜绝返工），同时也要注意防止材料的浪费和流失；在项目结束阶段，要对设备及多余的原材料进行合理的处置。  
    3、选好供应商  
    供货商的选择与管理是采购过程中至关重要的一环。供货商管理与选择水平的高低，直接影响到采购产品的质量、进度，对于减少采购成本，保障工程的顺利进行起着关键的作用。选择了好的供应商，并与之建立良好的合作关系就等于拥有了好的产品和服务。在供应商的选择上应当注意以下三点。  
    （1）规范选择的程序和标准。不同的公司在选择供应商时虽然有着不同的评审的内容和程序，但是作为一个成熟的团队，应该有自己固定的标准和程序。图2[3]33中的流程、表2中的标准可以作为选择时的参考。
* a) z2 w% n& y1 Y! P    （2）合理确定数量及方式。在选择供应商的数量时，既要避免单一货源带来的风险，又要保证所选的供应商能够享有充足的供应份额，以获取供应商的优惠政策，降低采购的成本，一般不超过3－4家。选择供应商的方式主要包括公开竞争性招标采购、有限竞争性招标采购、询价采购和直接签订合同采购。在项目采购中，多种招标方式可以组合使用，这样更有利于提高采购效率和质量，更好地控制采购的成本。
- D" `) l4 ~/ U9 p# I% {    （3）加强对供应商的管理。在合作过程中对供应商进行定期考核，建立量化指标，对供应商进行评级，并据此衡量与供应商的后续合作。这样就能持续改善供货行为，保证优质及时的供货，从而有效地降低项目采购总成本[2]176。  
/ g- t1 d$ _% D. X% J- g2 m" c! T    4、结语
    项目采购工作，是关系项目成败的大事。项目采购部在采买、催交、检验、运输及交付的过程中，应当高度关注采购工作的进度、质量和费用目标，及时向项目经理报告，确保采购工作时刻处在正确的领导之下。  
- F9 y  a* L# W$ T    参考文献  
    [1]杜嘉伟等. 哈佛模式•项目管理[M]. 北京：人民日报出版社 线装书局，2001.9   
    [2]刘统龙. 项目采购管理中降低成本的几点认识[J]. 山东煤炭科技，2006增刊.  
6 w: r1 }8 ^; M" ]4 p6 E$ [    [3]梁晓冀. 怎样搞好项目的采购管理[J]. 中国玻璃，2001，（5）